Hey First name / you,

 

 

De meeste klanten die bij The Time Hub aankloppen, doen dat omdat ze te veel te doen hebben in te weinig tijd. En omdat ze wat rust willen leren brengen in de agenda.

Vorige week had ik een 1:1 workshop met een klant die net de omgekeerde ervaring had. Ze had - naar haar gevoel - een lege agenda en ervoer weinig druk om haar taken uit te voeren. Dus schakelde ze onze hulp in om een planning op te stellen die haar in actie zou doen schieten.

 

Op het eerste gezicht klopte haar gevoel ook. Ze had veel vrijheid in haar werkweek, er waren weinig externe deadlines in de komende weken en niet elke week stond volgepropt met meetings en operationeel werk. Daardoor merkte ze dat ze dingen begon uit te stellen. In plaats van die grote, geplande taak te doen, ging ze even scrollen op LinkedIn. Of wat mailtjes lezen.

 

Dus haar conclusie was logisch:

 

Meer dan zes jaar ervaring leert me ondertussen dat te veel ruimte hebben kan, maar dat dit zelden tot nooit de realiteit is bij klanten die bij ons komen aankloppen. Dus gingen we in gesprek. Ik vroeg haar om op te lijsten wat er het komende kwartaal zeker nog moest afgewerkt worden. En waar ze zelf ook nog graag aan wou werken. De lijst bleek eindeloos. En wanneer ze terug begon te tellen met de deadlines die ze wel had, de tijd die ze hiervoor nodig had inschatte (en maal 1,5 deed volgens mijn instructies) en vervolgens zag hoeveel feestdagen er de komende weken aan zitten de komen, viel ineens haar euro. “Oh fuck”, was de letterlijke uitspraak.

 

Ik zie vaak dat planning niet alleen moeilijk wordt omdat je “te weinig tijd” hebt. Planning wordt moeilijk wanneer je verkeerd inschat in welke situatie je eigenlijk zit.

Je kan dit bekijken aan de hand van twee vragen:

Daaruit ontstaan vier situaties.

 

Wat ik interessant vond in die workshop, was dat mijn klant zichzelf eerst in het eerste kwadrant plaatste.

 

 

Daar zat een stuk waarheid in want ze had inderdaad nood aan meer vaste ankerpunten in haar week. Die hebben we dan ook samen gecreëerd in de vorm van terugkerende blokken voor afspraken, operationeel werk en focuswerk in haar agenda.

 

Maar dat was niet de eerste stap. Want ze had te veel open loops, te veel projecten die allemaal tegelijk belangrijk leken, te veel losse taken die nog nergens echt thuis hoorden, te veel ideeën die nog geen volgorde hadden gekregen…

 

Haar belangrijkste nood was dus niet om een strakkere planning te maken, wel om meer overzicht te creëren en een heldere volgorde te kiezen.

Op dat moment kwam ik in mijn stoomtreintje terecht en maakte ik samen met haar duidelijk:

Pas dan werd de planning ineens logisch. Haar ambitieuze plannen pasten met geen stokken in de agenda, maar het werd wel heel helder hoeveel tijd ze wel nog had en wat realistisch en haalbaar was. 

 

En dat is vaak het stuk dat we overslaan.

 

Herkenbaar? Misschien heb je ook al vaak gedacht dat je wat beter moet plannen, dat je wat meer discipline moet hebben, dat je meer deadlines nodig hebt. Kan, maar de echte vraag die je je dient te stellen is: “In welk kwadrant bevindt ik me? En wat heb ik dan echt nodig?”.

 

Ik hoor graag of dit voor jou herkenbaar is (en mijn handen jeuken om je in elke situatie verder te mogen helpen).

 

Productieve groeten,

Ellen

 

P.S. We hebben een fijne productiviteitsquiz gemaakt die we momenteel nog volop aan het testen zijn. Deze quiz vertelt je in een goeie 5 minuten tijd waar je uitdagingen op vlak van time management zich vooral bevinden en van welk topic je best een prioriteit maakt om meer rust, effectiviteit & efficiëntie te bereiken. Je doet de quiz hier.